A escrituração contábil desempenha um papel crucial na administração empresarial, garantindo a transparência, a organização e a fidedignidade das informações financeiras e patrimoniais. Dentro desse contexto, diversos instrumentos são utilizados para registrar e acompanhar a movimentação dos bens, direitos e obrigações das empresas, sendo o livro de inventário um dos mais importantes. Além disso, a escrituração empresarial também desempenha papel fundamental na distinção entre o patrimônio pessoal do empresário e o patrimônio empresarial, evitando confusões e promovendo segurança jurídica. Este texto explorará os principais aspectos relacionados à escrituração empresarial, com destaque para o livro de inventário e outros elementos essenciais à gestão contábil.
Por Que a Escrituração Empresarial é Necessária?
A escrituração empresarial é indispensável para registrar e diferenciar as operações do empresário no âmbito pessoal e no âmbito empresarial. Imagine um empresário que compra um imóvel para uso pessoal e, ao mesmo tempo, adquire outro para sua atividade empresarial. Como evitar que esses bens se confundam? A escrituração empresarial permite documentar de forma clara e detalhada quais bens e transações pertencem ao negócio e quais são de uso pessoal.
Esse registro também é essencial para determinar o tratamento tributário aplicável a cada transação. Por exemplo, as compras realizadas para uso pessoal, como consumidor final, possuem um regime tributário distinto das compras realizadas para revenda ou transformação no âmbito empresarial. O mesmo ocorre com o Código de Defesa do Consumidor, que se aplica às relações de consumo, mas não às relações empresariais.
Além disso, a escrituração mercantil é a base para o levantamento de tributos, apuração de lucros e comprovação da regularidade trabalhista. Por meio dela, é possível estabelecer um retrato fidedigno da atividade empresarial, separando-a completamente das relações pessoais do empresário.
O Papel dos Livros Empresariais
Os livros empresariais são os instrumentos centrais para a escrituração contábil. Dentre eles, o livro diário se destaca por ser obrigatório para todos os empresários. Ele registra as operações diárias realizadas pela empresa, permitindo um controle detalhado das atividades. O artigo 1.184 do Código Civil determina que o empresário deve seguir um sistema de contabilidade que inclua a escrituração uniforme de seus livros, levantando, ao final de cada exercício, o balanço patrimonial e o de resultado econômico.
Atualmente, com o avanço tecnológico, os registros são majoritariamente eletrônicos, utilizando sistemas como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que facilita o envio das informações contábeis para os órgãos fiscalizadores. Esses sistemas permitem uma fiscalização mais ágil, garantindo que as informações sobre compras, vendas e tributos estejam sempre atualizadas.
Os livros podem ser classificados como obrigatórios ou facultativos. Entre os obrigatórios, temos o livro diário, o livro de registro de duplicatas e, para sociedades anônimas, livros específicos como o de atas de assembleias e registro de ações. Já os facultativos, como o livro caixa, auxiliam na gestão interna, sem obrigatoriedade legal.
A Importância do Livro Diário
O livro diário é indispensável porque registra todas as operações realizadas pela empresa no dia a dia. Ele serve como uma ferramenta de controle e também como uma prova documental. Além disso, permite que o empresário acompanhe a evolução do negócio, identifique irregularidades e tome decisões estratégicas com base em dados confiáveis.
A escrituração no livro diário deve observar princípios como clareza, organização cronológica e fidelidade às transações realizadas. Rasuras, borrões e intervalos em branco são proibidos, para garantir a integridade das informações.
Livro Razão
Embora não seja mencionado explicitamente no Código Civil, o livro razão complementa o livro diário, detalhando as movimentações de cada conta contábil. Sua obrigatoriedade é implícita, pois é essencial para garantir a escrituração uniforme mencionada no artigo 1.179 do Código Civil. Ele permite uma visão detalhada de cada conta, facilitando auditorias e o controle financeiro.
Livro Caixa
Para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, o livro caixa é obrigatório, conforme o artigo 63 da Resolução CGSN nº 140, de 2018. Este livro registra toda a movimentação financeira e bancária da empresa, proporcionando um controle eficiente do fluxo de caixa.
Livro Registro de Inventário
O livro registro de inventário é obrigatório para empresas que mantêm estoques, conforme o artigo 63 da Resolução CGSN nº 140, de 2018, para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional, e o artigo 1.179 do Código Civil para as demais empresas. Ele registra os estoques existentes no término de cada ano-calendário, garantindo maior controle e transparência.
Livro Registro de Duplicatas
O livro registro de duplicatas é obrigatório para empresas que emitem duplicatas, conforme o artigo 19 da Lei nº 5.474/1968. Ele organiza, de forma cronológica, todas as duplicatas emitidas, assegurando controle e regularidade sobre esses títulos de crédito.
Livro Registro de Entradas e Saídas
Os livros registro de entradas e registro de saídas são obrigatórios para contribuintes do ICMS, conforme a legislação estadual e o Convênio SINIEF s/nº, de 15 de dezembro de 1970. Eles registram, respectivamente, as mercadorias ou serviços adquiridos e as saídas realizadas, garantindo a conformidade tributária.
Livro Registro de Serviços Prestados e Tomados
Esses livros são obrigatórios para contribuintes do ISS, conforme a legislação municipal. Eles registram os serviços prestados pela empresa e os serviços contratados, assegurando maior controle tributário.
Livro Registro de Veículos
Para pessoas que interferem habitualmente na intermediação de veículos, este livro registra a entrada e saída de veículos, conforme exigência da legislação específica e Resolução CGSN nº 140, de 2018.
Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais
Este livro é obrigatório para estabelecimentos gráficos que imprimem documentos fiscais para terceiros ou para uso próprio, garantindo controle e conformidade legal.
Critérios de Avaliação dos Bens
Os bens destinados à exploração da atividade empresarial devem ser avaliados pelo custo de aquisição. Por exemplo, materiais como matéria-prima ou produtos para revenda são registrados com base no preço de compra. Já para bens que sofrem desgaste ou depreciação, como máquinas e equipamentos, a legislação exige a criação de fundos de amortização para compensar a desvalorização e garantir que o patrimônio seja representado de forma realista no inventário.
Além disso, bens destinados à venda podem ser avaliados pelo preço corrente, desde que este seja inferior ao preço de custo. Caso contrário, o registro deve ser feito com base no valor de aquisição, sem contabilizar ganhos não realizados.
Exemplo Prático de Amortização
Considere um automóvel adquirido por cinquenta mil reais. Com o passar dos anos, ele se desvaloriza em cinco mil reais anuais. Para manter o valor registrado no inventário, a empresa deve criar um fundo de amortização, acumulando cinco mil reais a cada ano. Assim, mesmo que o bem perca valor, o inventário continuará refletindo a capacidade de reposição do patrimônio.
O Livro de Inventário e Sua Relevância
O livro de inventário documenta os bens, direitos e obrigações da empresa. Ele serve como uma “fotografia” do patrimônio empresarial em um dado momento, facilitando a análise econômica e a tomada de decisões. Além disso, ele é essencial para a apuração de tributos, lucro e regularidade nas relações trabalhistas, conferindo maior transparência às operações da empresa.
No inventário, devem constar informações sobre os bens avaliados pelo custo de aquisição ou pelo preço corrente, créditos realizáveis e valores mobiliários, sempre respeitando os critérios legais para evitar distorções patrimoniais.
Registros de Ações e Títulos de Renda Fixa
As ações e títulos de renda fixa devem ser registrados com base na cotação de mercado. Para os que não possuem cotação, utiliza-se o valor de aquisição. Isso garante que os registros contábeis sejam fidedignos e alinhados com a realidade econômica da empresa.
Créditos no Inventário
A inclusão de créditos no inventário depende da presunção de realização. Créditos prescritos ou de difícil liquidação, salvo com previsão equivalente, não devem ser registrados. Isso garante que o inventário reflita um patrimônio real e realizável.
Balanço Patrimonial e Resultado Econômico
O balanço patrimonial fornece uma visão clara da situação financeira da empresa, distinguindo ativos e passivos. Já o balanço de resultado econômico demonstra se a empresa está gerando lucro ou prejuízo. Ambos são indispensáveis para a avaliação da saúde financeira e operacional do negócio.
Esses documentos devem ser assinados tanto pelo empresário quanto por um contador legalmente habilitado, conforme exige a legislação vigente.
Sigilo e Exibição dos Livros Contábeis
Os livros contábeis são protegidos por sigilo e sua exibição integral só é permitida em casos específicos previstos em lei, como sucessão, comunhão, administração à conta de outrem ou falência. Essa proteção garante a confidencialidade das informações empresariais, evitando prejuízos competitivos ou estratégicos.
Nos casos em que a exibição for necessária, ela deve ser feita na presença do empresário ou de seus representantes, garantindo a integridade das informações exibidas.
Aplicação às Empresas Estrangeiras
As normas de escrituração também se aplicam a sucursais e filiais de empresas estrangeiras no Brasil. Isso assegura que todas as operações realizadas em território nacional estejam alinhadas com as exigências legais brasileiras.
Princípios da Escrituração Empresarial
A escrituração deve observar princípios fundamentais que asseguram sua eficácia e integridade.
O princípio do sigilo estabelece que todas as informações empresariais registradas devem ser protegidas, garantindo a confidencialidade dos dados da empresa. Essa proteção é essencial para evitar que informações estratégicas sejam divulgadas indevidamente, preservando a competitividade e a segurança das operações comerciais. Somente em situações específicas previstas em lei, como casos de falência ou administração à conta de outrem, o sigilo pode ser quebrado, sempre respeitando os limites legais.
Já o princípio da fidelidade exige que os registros contábeis sejam um reflexo exato da realidade econômica da empresa. Esse princípio impede a manipulação de dados e garante que o patrimônio, as receitas e as despesas sejam apresentados de forma verdadeira, proporcionando transparência e credibilidade nas informações contábeis, tanto para o fisco quanto para os stakeholders.
O princípio da indivisibilidade assegura que a escrituração deve ser analisada como um todo integrado, e não de forma fragmentada. Isso significa que nenhuma parte isolada dos registros pode ser utilizada para distorcer a realidade. O exame completo da escrituração permite identificar possíveis inconsistências e confirmar a veracidade dos dados, garantindo uma visão ampla e detalhada das operações empresariais.
Por fim, o princípio da liberdade confere à empresa a autonomia para adotar a forma de registro que melhor se adeque às suas necessidades operacionais, desde que respeite as normas legais aplicáveis. Essa flexibilidade é crucial para acomodar as peculiaridades de diferentes modelos de negócios, proporcionando um equilíbrio entre padronização e adaptação às exigências específicas de cada atividade empresarial.
